چطور وقت مان را مدیریت کنیم؟
وقت تنها چیزی است که به عدالت بین همه انسانها تقسیم است و همه ما در یک شبانه روز 24 ساعت وقت داریم. از طرف دیگر وقت به هیچ وجه قابل افزایش نیست و کسی نمی تواند در عمر خود چیزی بر آن بیافزاید. مثل اینکه به شما بگویند در تمام عمرتان به یک مقدار ثابتی می توانید در روز آب، غذا، یا هر منبع دیگری را استفاده نمایید. بنابراین چون زمان برای همه انسانها ثابت و به یک اندازه است، تنها با مدیریت کردن آن می توانیم بازدهی خود را بالا ببریم.
در مقاله هفته گذشته با عنوان:
“اهمیت مدیریت زمان در رشد فردی و چند اشتباه رایج”
در مورد اهمیت مدیریت زمان و همینطور اشتباهاتی که افراد هنگام روبرو شدن با کمبود وقت مرتکب می شوند صحبت کردیم. حال می خواهیم بدانیم روش صحیح مدیریت وقت چگونه است و چطور می توانیم بدون آنکه به دیگر جنبه های زندگی مان آسیبی برسد از وقتمان استفاده بهینه کنیم و بیشترین بازدهی را داشته باشیم.
در این مقاله می خواهیم روشهای مدیریت وقت و همینطور تکنیکهایی که کمک می کند از وقتمان بازدهی بیشتری کسب کنیم را مرور می کنیم.
اولویت بندی کارها
قانون هشتاد / بیست
ما برای همه کارهایمان وقت نداریم ولی همیشه برای انجام کارهای مهم وقت داریم. بنابراین همواره باید در حال انتخاب بین کارهایمان باشیم کدام را انجام دهیم و کدام را انجام ندهیم. یک ابزار خیلی مفید در این زمینه استفاده از قانون هشتاد / بیست است. بر اساس این قانون بیست درصد کارها هشتاد درصد نتایج را برای ما بوجود می آورد. پس باید همواره در کارهایمان بگردیم و آن بیست درصدی که بیشترین نتایج را برای ما می سازد را پیدا کنیم.
جالب این است که بر اساس این قانون هشتاد درصد کارها فقط بیست درصد نتیجه به ما می دهد. وقتی ما می خواهیم همه کارهایمان را انجام دهیم یعنی این هشتاد درصد کار هم که نتیجه بیست درصدی برای ما دارد هم انجام دهیم. پس با حذف آنها از برنامه کاری خود عملا هشتاد درصد زمان را ذخیره می کنیم.
ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان
بر اساس ماتریس آیزنهاور کارهای ما به چهار دسته تقسیم می شود. کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و غیر فوری، کارهای غیر مهم و فوری، کارهای غیر مهم و غیر فوری.
کارهای مهم و فوری
معمولا کارهای اصلی ما که در دقیقه نود انجام می دهیم در این دسته قرار دارد. یعنی اگر یک هفته برای پرداخت یک قبض خدماتی وقت داشته ایم و الان آخرین روز مهلت پرداخت آن است و در صورت عدم پرداخت آن قبض اشتراک آن خدمت برای ما قطع می شود. ما مجبوریم آن کار را در اولویت اول روزمان قرار دهیم تا با مشکل مواجه نشویم. حال اگر یک هفته قبل این کار را کرده بودیم آن کار مهم را در حالت غیر فوری انجام داده بودیم. تفاوت این دو حالت چیست؟ تفاوت این است که در روز آخر ممکن است و حتما ما کارهای مهم دیگری هم داریم که مجبوریم آنرا انجام ندهیم و بجای آن این قبض را پرداخت کنیم.
کارهای مهم و غیر فوری
طبق مثال قبل وقتی ما آینده نگری می کنیم و کارهای مهم مان را قبل از فوت وقت انجام می دهیم، دیگر به مشکل دقیقه نود بر نمی خوریم. اگر کارهای مهم و غیر فوری مان را انجام ندهیم آنها تبدیل و مهم و فوری می شوند و گاهی چنان این کارها روی هم جمع می شوند که ما توان انجام آنها را نداریم و مجبوریم بین آنها انتخاب کنیم. مثلا کسی که ورزش نمی کند بالاخره روزی گذرش پزشک قلب می افتد، یا وقتی برای آینده مان برنامه ریزی نمی کنیم در آینده گیر می افتیم.
بنابراین کارهایی مانند ورزش، یادگیری و آموزش، برنامه ریزی، استراحت کافی، توجه به روابط و خانواده جزو مواردی است که مهم و غیر فوری اند. ولی اگر به آنها توجه نکنیم بعدا در آینده دچار مشکلات مدیریت زمان خواهیم شد.
کارهای غیر مهم و فوری
اینها کارهایی است که اغلب برای دیگران است. مثلا تلفنی که زنگ می خورد فوری است ولی مهم نیست چون جزو کارهای ما نیست. مگر اینکه منتظر آن بوده باشیم. یا ایمیل هایی که وارد صندوق الکترونیک ما شده اند در این دسته قرار دارند. این کارها هیچ نباید در اولویت انجام قرار گیرد.
کارهای غیر مهم و غیر فوری
اینها اغلب کارهایی است که هیچ سودی برای ما ندارد و معمولا آسیب زا هم هستند. مانند چرخیدن بی هدف در اینترنت، وقت گذرانی در شبکه های اجتماعی، خواندن اخبار و تماشای تلویزیون، چت های طولانی در برنامه های پیام رسان. این کارها بصورت کامل باید از زندگی فردی که می خواهد توانمندی های خود را شکوفا کند حذف شود. چون نه تنها باعث اتلاف وقت فرد می شود اعتیاد آور هم است.
نقش برنامه ریزی در مدیریت وقت
وقتی تعداد کارهای روزانه ما زیاد می شود چاره ای نداریم جز اینکه برنامه روزانه داشته باشیم. بدون برنامه روزانه ما نمی توانیم بین کارها اولویت بندی کنیم و ممکن است اغلب در حال انجام کارهای غیر مهم باشیم. بنابراین لازم است فهرست کارهای روز بعدمان را بنویسیم، برای آنها مهلت انجام هم بنویسیم، آنها را بر اساس اهمیت دسته بندی کنیم و از اولویت اول شروع به انجام دادن کنیم.
با این روش اگر نرسیم کارهای پایین فهرست را انجام دهیم هیچ اتفاق خاصی نمی افتد، چون معمولا ته لیست کارهایی است که جزو هشتاد درصدی است که نتایج بیست درصدی دارد و بنابراین با انجام ندادن آنها مشکلی برای ما رخ نمی دهد.
خوردن قورباغه اول وقت
در فهرست کارهای روزانه باید از سخت ترین کار شروع کنیم. این همان چیزی است که برایان تریسی نام قورباغه را بر آن گذاشته است. اگر در فهرست کارهای روزانه خوردن یک قورباغه زنده قرار دارد بهتر است اولین کارتان همین باشد. وقتی سخت ترین کار روز را انجام دهیم دیگر انجام بقیه کارها مشکل نخواهد بود. البته منظور تریسی از سخت ترین کار، مهمترین کار ما است.
برنامه هفتگی
لازم است در کنار فهرست روزانه کارها، برنامه هفتگی هم داشته باشیم. اینطوری پیشاپیش به استقبال کارهایمان رفته ایم. این همان بخش از ماتریس آیزنهاور به نام کارهای مهم و غیر فوری است. در برنامه هفتگی لازم است کارهای مهم تر را در اول هفته قرار دهیم. اگر در پایان هفته کارهای انجام نشده ای باقی بماند جزو کارهای با اهمیت کمتر باشد.
شناسایی خوره های وقت
بر اساس نظریه شیشه ترشی در مدیریت وقت کارهای ریز با اینکه خیلی به چشم نمی آید، ولی وقت زیادی از ما می گیرد. بر اساس این نظریه اگر شما بخواهید در یک شیشه قلوه سنگ، سنگ ریزه و ماسه بریزید. بهتر است ابتدا قلوه سنگها را بریزید بعد سنگ ریزه ها و در آخر هم ماسه. این طوری همه آنها جا می شود. ولی اگر اول ماسه بریزید دیگر بقیه جا نمی شود. در این جا ماسه ها همان کارهای بی اهمیتی است که به چشم نمی آید ولی وقت زیادی از ما می گیرد، سنگ ریزه ها کارهای با اهمیت کمتر و قلوه سنگها هم کارهای مهم ما است.
یک تلفن غیر ضروری، یک گفتگو غیر کاری در محل کار، چک کردن گوشی تلفن، خواندن یک خبر.. اینها کارهایی است که از نظر ما وقت زیادی نمی گیرد ولی وقتی در طول روز آنها را جمع می زنیم زمان زیادی اشغال می کند. شاید لازم باشد محدودیتهایی بر این کارها بگذاریم.
این مقاله هم می تواند برای شما مفید باشد: استفاده از وقتهای پرت
دیدگاهتان را بنویسید